Outlook, trucos para sacarle el máximo partido

El correo electrónico es una herramienta imprescindible para comunicarnos a nivel profesional. Outlook es uno de los más populares y está incluido, junto con otras aplicaciones como Word, Excell, Powerpoint, o Forms, en el paquete Microsoft 365 para trabajar en la nube, al que tienes acceso por pertenecer a la comunidad UNED. Así, podemos acceder desde cualquier dispositivo y desde cualquier sitio.

Outlook ofrece muchas funcionalidades que nos facilitan el trabajo, entre las principales están:

CORREO: permite gestionar fácilmente los mensajes recibidos y enviados, eliminando los que no interesen, reenviando a una carpeta los que tengan relevancia o mostrándolos al inicio de la bandeja de entrada. Además, podemos:

  • Automatizar ciertas operaciones mediante reglas de acción o filtros y organizar los mensajes basándonos ​​en los remitentes, palabras clave o términos identificativos y carpetas. Para definir las reglas que nos interesen, pinchamos en Configuración> Correo> Reglas.
  • Asignar categorías o colores a los mensajes para identificarlos mejor.
  • Mencionar y etiquetar contactos en mensajes: simplemente, al escribir un mensaje se añade @ seguido del nombre y apellido de la persona que se quiera mencionar y aparecerá destacado y su correo automáticamente registrado en el campo “Para”. Este tipo de Mensajes accionables son muy útiles para añadir una tarea en el mismo correo o fijar una reunión con hora y fecha de antemano.
  • Crear una firma personalizada: es importante incluir una firma con nuestro nombre, datos profesionales y número de teléfono, por si necesitan contactar con nosotros. Para cambiar la firma en Outlook iremos a Configuración> Ver toda la Configuración de Outlook> redactar y responder> Firma. De esta forma, cada vez que escribamos un mensaje, se añadirá nuestra firma automáticamente.
  • Crear respuestas automatizadas: está opción es muy útil para informar de que estamos fuera durante un periodo como por ejemplo en vacaciones. De esta forma, al recibir un mensaje, se enviará una respuesta automática para que la persona sepa que no estamos disponibles esos días. Para activarlo, seleccionamos en el menú superior Configuración> Correo> Respuestas automáticas> enviar respuestas automáticas.
  • Convertir un email a PDF: si necesitamos guardar el contenido de un correo en PDF, podemos hacerlo pulsando CRTl+P y seleccionar en Microsoft Print to PDF como impresora. Pulsamos imprimir y elegimos la carpeta en la que guardarlo, ponemos un nombre al archivo y los guardamos. 

CONTACTOS:  en Outlook podemos también ver, crear y editar contactos y listas de contactos. Crear nuevos contactos desde cero o agregar a alguien como contacto desde un mensaje de correo electrónico. Además, podemos crear una lista de contactos para enviar correos electrónicos a un grupo de personas.

CALENDARIO: permite tener organizadas las citas y reuniones en un único lugar y accesibles desde todos sus dispositivos. Simplemente hay que crear el evento, indicar la fecha y la hora y ya estaría en nuestro calendario.

Por último, como ocurre con casi todas las herramientas de 365, Outlook se pueda conectar con otras aplicaciones como To-Do o Planner para gestionar las tareas de nuestro día a día o de las de un grupo del que formemos parte. Esperamos que os haya interesado y que empecéis a probar en vuestro Outlook estas funcionalidades.

Foto de ål nik en Unsplash

La Biblioteca en verano

Como todos los años, ponemos a vuestra disposición el préstamo especial de verano. Este servicio se extiende desde el 15 de junio hasta el 16 de septiembre y amplía el periodo de préstamo a dos meses y medio, de tal manera que si os lleváis un libro a partir de ese día no tendréis que devolverlo hasta el mes de septiembre. Recordad que el servicio de préstamo sigue funcionando bajo reserva previa efectuada en el buscador. Este periodo extendido de préstamo también se aplica a los audiovisuales, para que podáis disfrutar de las películas, series y música por más tiempo. Las Bibliotecas de los Centros Asociados tienen su propia política de préstamos para el verano, por lo que os recomendamos consultar en la página web de cada una de ellas los plazos de préstamo y sus horarios.

Las salas de estudio de la Biblioteca Central y Biblioteca Campus Norte permanecerán abiertas para los miembros de la comunidad universitaria de la UNED con un aforo limitado al 30%, necesario para respetar la distancia de seguridad. Para utilizar las instalaciones para la lectura o estudio Es requisito imprescindible ser miembro de nuestra Universidad, por lo que se deberá presentar en el acceso a la biblioteca el carné o documentación que te acredite como miembro de la UNED.

 Por último, durante el periodo del 2 al 15 de agosto, ambos inclusive, las Bibliotecas de la Sede Central permanecerán cerradas para ajustarse al Plan de Austeridad, Sostenibilidad y Eficiencia (PASE) de la UNED, que establece el cese de la actividad en la Universidad durante periodo no lectivo.

Os deseamos unas felices vacaciones en las que podáis alternar ocio,  lecturas amenas y estudio.

Foto de Dan Dumitriu en Unsplash

Pautas para tener un ordenador seguro

Mantener la seguridad de nuestro ordenador, especialmente ahora con el teletrabajo, conlleva seguir una serie de pautas que no requieren mucho esfuerzo como:

  • Procurar actualizar el software y mantener la última versión evitará sufrir ataques como el secuestro de ficheros (ramsonware) por parte de delincuentes digitales que nos pedirán un rescate monetario para recuperarlos, de infecciones de virus o del ataque de troyanos.
  • Revisar las conexiones que tenemos en casa y comprobar el buen estado de nuestra wifi para evitar que se puedan conectar terceros.
  • Vigilar los correos electrónicos que recibimos y no descargar archivos adjuntos de desconocidos, ya que un simple fichero de Word, Zip o PDF puede llevar incorporado código malicioso que se apodere de tu ordenador. Tampoco hay que abrir correos de personas conocidas con el título o el propio mensaje escrito de forma rara, con espacios entre palabras, en inglés u otros idiomas desconocidos. Lo mejor es borrarlo. Por supuesto, hay que borrar correos en los que se nos solicite nuestra contraseña.

Existen herramientas, algunas gratuitas, que nos ayudarán a tener el ordenador protegido como:

  • Antivirus: son esenciales para detectar amenazas y eliminar todo tipo de malware como virus informáticos, troyanos, gusanos, el spyware, el adware, el ransomware, entre otros. El objetivo es atacar nuestro equipo, instalándose y usando distintas técnicas que van desde camuflarse como una aplicación normal, engañarte para instalarlo, o ser instalado por otra aplicación diferente.
  • Gestores de contraseñas: resulta difícil recordar todas las contraseñas que usamos y generalmente, terminamos optando por una sencilla y que nos sirva para el correo electrónico, otras aplicaciones y sitios web. Por ello, utilizar un gestor de contraseñas te permitirá guardar todas las claves en una base de datos segura que también estará protegida por una clave personal. Además, rellenará los datos de usuario y contraseña cuando accedas a un aplicación o a un sitio web que lo requiera sin que tengas que hacerlo tú.

1Password: cuenta con una versión gratuita por un mes y permite almacenar todas tus contraseñas de forma segura.

Sticky password: es gratuito y uno de los más implantados. Utiliza un sistema de encriptación de alta confianza, el AES-256. Además puedes utilizarlo en una infinidad de dispositivos distintos.

  • Antiespías: es un software para bloquear los programas espía y evitar que te espíen, te envíen publicidad no deseada, etc.
  • SuperAntiSpyware: Detecta y elimina spyware, malware, troyanos y el resto de amenazas habituales. Ofrece protección en tiempo real para prevenir la instalación o uso de software potencialmente peligroso y permite programar barridos para mantener el ordenador siempre limpio.
  • Malwarebytes Anti-Malware realiza exámenes a tiempo real y todo lo que considere peligroso lo mantiene en cuarentena hasta saber de qué se trata. También tiene la posibilidad de escanear la memoria y el registro.
  • Programas para el mantenimiento del sistema: son aplicaciones que analizan y limpian el equipo. Eliminan del disco duro los archivos basura y así se consigue un mayor rendimiento del ordenador:

C Cleaner: Es el programa más usado y es gratuito. Analiza los discos del equipo y muestra un informe con los archivos a eliminar como datos de navegación y archivos temporales. Efectúa una limpieza del equipo que hace que funcione más rápido y de forma segura.

BleachBit: otra opción muy interesante ya que es compatible con Linux y con Windows pero también con Mac OS X, por ejemplo. Más allá de limpiar la memoria de tu PC, puede escanear Adobe Reader, Firefox, Flash Player, Google Chrome, Microsoft Office y otros programas que estén instalados. Al igual que C Cleaner, limpia la caché, elimina las cookies, borra el historial de internet, archivos del portapapeles y borra desinstaladores de actualizaciones, entre otras funcionalidades.

Esperamos que te resulten útiles estos consejos y te animen a proteger tu ordenador instalando alguna de las herramientas que te hemos comentado.