Aplicaciones de Microsoft 365 para el trabajo en equipo y remoto

Pandemias y temporales nos han obligado a replantearnos nuestros modos de estudio y trabajo. Cada vez es más habitual la necesidad de trabajar de forma colaborativa y remota. Para ello Microsoft 365 pone a nuestra disposición un amplio elenco de aplicaciones que trata de suplir la presencialidad, acortando distancias con nuestros colegas, profesores o alumnos. Tenemos para todo. Si necesitamos:

  • Compartir documentos en un espacio común: Microsoft OneDrive nos ofrece almacenamiento compartido con determinadas personas o grupos en la nube.
  • Compartir vídeos y crear listas personalizadas: Stream es una aplicación que nos permite gestionar nuestras grabaciones, etiquetarlas, crear listas de favoritos y compartirlas en la nube.
  • Trabajar juntos y al mismo tiempo en un documento: Microsoft Office online permite colaborar, a través de aplicaciones como Word, Excell y Poweroint, a varias personas a la vez en documentos, crearlos y modificarlos desde cualquier lugar, en tiempo real, desde nuestro teléfono, tablet u ordenador, incluso sin conexión a Internet.
  • Elaboración de publicaciones multimedia: podemos elaborar temas, newsletters o presentaciones utilizando Sway y añadiendo texto, audio y vídeo para conseguir resultados atractivos, muy visuales y originales.
  • Grabar mensajes de vídeo capturando la imagen de nuestra pantalla: Powerpoint ofrece la posibilidad de grabar capturas de pantalla y presentaciones, incluyendo narración de audio.
  • Reunirnos por videoconferencia: Microsoft Teams  nos permite realizar videoconferencias de hasta 250 participantes, con posibilidad de compartir pantalla y grabar las sesiones.
  • Gestionar proyectos en grupo: Microsoft Teams es un producto que permite trabajar en colaboración, manteniéndonos conectados en todo momento. Para ello cuenta con diversas funcionalidades:
    • Chat para mensajes grupales o individuales.
    • Reuniones por videoconferencia de hasta 250 personas con posibilidad de compartir pantalla.
    • Llamadas con grupos internos y externos.
    • Trabajo en colaboración en documentos, compartiendo y editando archivos en tiempo real con aplicaciones familiares como Word, PowerPoint y Excel.
    • Uso compartido de archivos. Trabaja en coautoría de archivos en tiempo real. Almacena tus archivos de forma segura, accede a ellos, compártelos y colabora desde cualquier lugar.

La UNED, en colaboración con Microsoft, ha puesto a disposición de todos los docentes, personal y alumnos de nuestra comunidad universitaria, el paquete de Microsoft 365 y el entono colaborativo de Microsoft Teams para el aprendizaje remoto.

Si eres alumno de la UNED, con tu cuenta de usuario UNED, puedes disfrutar de las funcionalidades de Microsoft Teams dentro del portal Office 365, al que tienes acceso desde tu correo en Outlook.

Aplicaciones que ofrece el paquete de Office365 al alumno de la UNED.
Compartir vídeos y crear listas personalizadas con Stream
Elaboración de publicaciones multimedia con Sway
Capturas de pantalla con PowerPoint
Grabación de presentaciones con PowerPoint

Para aprender más sobre el uso Microsoft TEAMS:

Foto de Marvin Meyer en Unsplash

Outlook, trucos para sacarle el máximo partido

El correo electrónico es una herramienta imprescindible para comunicarnos a nivel profesional. Outlook es uno de los más populares y está incluido, junto con otras aplicaciones como Word, Excell, Powerpoint, o Forms, en el paquete Microsoft 365 para trabajar en la nube, al que tienes acceso por pertenecer a la comunidad UNED. Así, podemos acceder desde cualquier dispositivo y desde cualquier sitio.

Outlook ofrece muchas funcionalidades que nos facilitan el trabajo, entre las principales están:

CORREO: permite gestionar fácilmente los mensajes recibidos y enviados, eliminando los que no interesen, reenviando a una carpeta los que tengan relevancia o mostrándolos al inicio de la bandeja de entrada. Además, podemos:

  • Automatizar ciertas operaciones mediante reglas de acción o filtros y organizar los mensajes basándonos ​​en los remitentes, palabras clave o términos identificativos y carpetas. Para definir las reglas que nos interesen, pinchamos en Configuración> Correo> Reglas.
  • Asignar categorías o colores a los mensajes para identificarlos mejor.
  • Mencionar y etiquetar contactos en mensajes: simplemente, al escribir un mensaje se añade @ seguido del nombre y apellido de la persona que se quiera mencionar y aparecerá destacado y su correo automáticamente registrado en el campo “Para”. Este tipo de Mensajes accionables son muy útiles para añadir una tarea en el mismo correo o fijar una reunión con hora y fecha de antemano.
  • Crear una firma personalizada: es importante incluir una firma con nuestro nombre, datos profesionales y número de teléfono, por si necesitan contactar con nosotros. Para cambiar la firma en Outlook iremos a Configuración> Ver toda la Configuración de Outlook> redactar y responder> Firma. De esta forma, cada vez que escribamos un mensaje, se añadirá nuestra firma automáticamente.
  • Crear respuestas automatizadas: está opción es muy útil para informar de que estamos fuera durante un periodo como por ejemplo en vacaciones. De esta forma, al recibir un mensaje, se enviará una respuesta automática para que la persona sepa que no estamos disponibles esos días. Para activarlo, seleccionamos en el menú superior Configuración> Correo> Respuestas automáticas> enviar respuestas automáticas.
  • Convertir un email a PDF: si necesitamos guardar el contenido de un correo en PDF, podemos hacerlo pulsando CRTl+P y seleccionar en Microsoft Print to PDF como impresora. Pulsamos imprimir y elegimos la carpeta en la que guardarlo, ponemos un nombre al archivo y los guardamos. 

CONTACTOS:  en Outlook podemos también ver, crear y editar contactos y listas de contactos. Crear nuevos contactos desde cero o agregar a alguien como contacto desde un mensaje de correo electrónico. Además, podemos crear una lista de contactos para enviar correos electrónicos a un grupo de personas.

CALENDARIO: permite tener organizadas las citas y reuniones en un único lugar y accesibles desde todos sus dispositivos. Simplemente hay que crear el evento, indicar la fecha y la hora y ya estaría en nuestro calendario.

Por último, como ocurre con casi todas las herramientas de 365, Outlook se pueda conectar con otras aplicaciones como To-Do o Planner para gestionar las tareas de nuestro día a día o de las de un grupo del que formemos parte. Esperamos que os haya interesado y que empecéis a probar en vuestro Outlook estas funcionalidades.

Foto de ål nik en Unsplash

Ilustrar trabajos con gráficos, tablas o infografías.

Los trabajos académicos prácticamente ya no se presentan en papel, sino que le llegan al profesor digitalmente, normalmente a través de la plataforma virtual. Podemos enriquecerlos y diferenciarnos añadiendo información visual. Imaginemos el impacto que puede causar la visualización de una infografía animada en nuestro trabajo. 

Human-Made. Spiel Creative Blog.
Human-Made. Spiel Creative Blog.

Cuando realizamos un trabajo académico o de investigación es un valor añadido apoyar nuestras ideas y mensajes con datos, que bien organizados y agrupados en una tabla, gráfico o infografía permitan al lector, de un solo vistazo, entender la información que queremos transmitir. Usar una aplicación específica para la presentación y análisis de datos nos va a permitir, además, que el producto final se mueva de un resultado correcto a uno totalmente personalizado, llamativo e incluso espectacular.

El paquete de Office ofrece diversas funcionalidades entre sus programas: Excel es el rey de los cuadros, tablas y gráficos, y también Word incluye entre sus utilidades la posibilidad de incorporar tablas y gráficos de múltiples tipos. Incluso Google ofrece gratuitamente un producto, Spreadsheets, similar a Excel. Estas opciones, para empezar, nos pueden valer.

Pero si queremos diferenciarnos y sumar más calidad a nuestro trabajo podemos recurrir a otras aplicaciones. Existen en el mercado diversos productos que nos van a permitir incorporar a nuestros trabajos gráficos muy ilustrativos y atractivos. Todos ellos tienen un funcionamiento similar: se suben los datos, se editan y se elige una plantilla con el tipo de gráfico o el diseño que queremos aplicar.

Eassel.ly es uno de ellos. Permite a cualquier persona crear gratuita y fácilmente información visual. Puedes elegir entre cientos de plantillas de infografías diseñadas por profesionales, personalizarla con iconos, gráficos, ilustraciones e imágenes, editarla fácilmente arrastrando y soltando nuevas imágenes y texto, cambiar colores y fuentes, cargar tus propias imágenes, etc.

Canvas es probablemente la aplicación que goza de mayor aceptación en la actualidad, debido a la gran cantidad de distintos tipos de productos que permite realizar y la creatividad de los mismos: contiene más de 50.000 plantillas, desde infografías a folletos, banners, posters, currículums, anuncios para Facebook o portadas para historias en Instagram, además de gráficos y animaciones dinámicas. Tiene incorporada una función que permite crear un gráfico o un diagrama personalizado en minutos: simplemente selecciona una plantilla, añade tus datos o información, inserta iconos o ilustraciones propias, y cambia los colores, las fuentes o el fondo.

Existe muchas otras apps para presentar información con diseño atractivo y acomodado al mundo visual y digital, como Pinochart, una aplicación gratuita para la creación de infografías que contiene miles de imágenes y plantillas en las que basarnos.

Exclusivamente pensadas para realizar gráficos tenemos Creately y Visuafy, herramientas de diseño simple que permiten a cualquier persona expresar ideas mediante distintos tipos gráficas de diferentes categorías.

Créditos imagen: Customize your chart with no code, Visuafy