Aplicaciones de Microsoft 365 para el trabajo en equipo y remoto

Pandemias y temporales nos han obligado a replantearnos nuestros modos de estudio y trabajo. Cada vez es más habitual la necesidad de trabajar de forma colaborativa y remota. Para ello Microsoft 365 pone a nuestra disposición un amplio elenco de aplicaciones que trata de suplir la presencialidad, acortando distancias con nuestros colegas, profesores o alumnos. Tenemos para todo. Si necesitamos:

  • Compartir documentos en un espacio común: Microsoft OneDrive nos ofrece almacenamiento compartido con determinadas personas o grupos en la nube.
  • Compartir vídeos y crear listas personalizadas: Stream es una aplicación que nos permite gestionar nuestras grabaciones, etiquetarlas, crear listas de favoritos y compartirlas en la nube.
  • Trabajar juntos y al mismo tiempo en un documento: Microsoft Office online permite colaborar, a través de aplicaciones como Word, Excell y Poweroint, a varias personas a la vez en documentos, crearlos y modificarlos desde cualquier lugar, en tiempo real, desde nuestro teléfono, tablet u ordenador, incluso sin conexión a Internet.
  • Elaboración de publicaciones multimedia: podemos elaborar temas, newsletters o presentaciones utilizando Sway y añadiendo texto, audio y vídeo para conseguir resultados atractivos, muy visuales y originales.
  • Grabar mensajes de vídeo capturando la imagen de nuestra pantalla: Powerpoint ofrece la posibilidad de grabar capturas de pantalla y presentaciones, incluyendo narración de audio.
  • Reunirnos por videoconferencia: Microsoft Teams  nos permite realizar videoconferencias de hasta 250 participantes, con posibilidad de compartir pantalla y grabar las sesiones.
  • Gestionar proyectos en grupo: Microsoft Teams es un producto que permite trabajar en colaboración, manteniéndonos conectados en todo momento. Para ello cuenta con diversas funcionalidades:
    • Chat para mensajes grupales o individuales.
    • Reuniones por videoconferencia de hasta 250 personas con posibilidad de compartir pantalla.
    • Llamadas con grupos internos y externos.
    • Trabajo en colaboración en documentos, compartiendo y editando archivos en tiempo real con aplicaciones familiares como Word, PowerPoint y Excel.
    • Uso compartido de archivos. Trabaja en coautoría de archivos en tiempo real. Almacena tus archivos de forma segura, accede a ellos, compártelos y colabora desde cualquier lugar.

La UNED, en colaboración con Microsoft, ha puesto a disposición de todos los docentes, personal y alumnos de nuestra comunidad universitaria, el paquete de Microsoft 365 y el entono colaborativo de Microsoft Teams para el aprendizaje remoto.

Si eres alumno de la UNED, con tu cuenta de usuario UNED, puedes disfrutar de las funcionalidades de Microsoft Teams dentro del portal Office 365, al que tienes acceso desde tu correo en Outlook.

Aplicaciones que ofrece el paquete de Office365 al alumno de la UNED.
Compartir vídeos y crear listas personalizadas con Stream
Elaboración de publicaciones multimedia con Sway
Capturas de pantalla con PowerPoint
Grabación de presentaciones con PowerPoint

Para aprender más sobre el uso Microsoft TEAMS:

Foto de Marvin Meyer en Unsplash

Outlook, trucos para sacarle el máximo partido

El correo electrónico es una herramienta imprescindible para comunicarnos a nivel profesional. Outlook es uno de los más populares y está incluido, junto con otras aplicaciones como Word, Excell, Powerpoint, o Forms, en el paquete Microsoft 365 para trabajar en la nube, al que tienes acceso por pertenecer a la comunidad UNED. Así, podemos acceder desde cualquier dispositivo y desde cualquier sitio.

Outlook ofrece muchas funcionalidades que nos facilitan el trabajo, entre las principales están:

CORREO: permite gestionar fácilmente los mensajes recibidos y enviados, eliminando los que no interesen, reenviando a una carpeta los que tengan relevancia o mostrándolos al inicio de la bandeja de entrada. Además, podemos:

  • Automatizar ciertas operaciones mediante reglas de acción o filtros y organizar los mensajes basándonos ​​en los remitentes, palabras clave o términos identificativos y carpetas. Para definir las reglas que nos interesen, pinchamos en Configuración> Correo> Reglas.
  • Asignar categorías o colores a los mensajes para identificarlos mejor.
  • Mencionar y etiquetar contactos en mensajes: simplemente, al escribir un mensaje se añade @ seguido del nombre y apellido de la persona que se quiera mencionar y aparecerá destacado y su correo automáticamente registrado en el campo “Para”. Este tipo de Mensajes accionables son muy útiles para añadir una tarea en el mismo correo o fijar una reunión con hora y fecha de antemano.
  • Crear una firma personalizada: es importante incluir una firma con nuestro nombre, datos profesionales y número de teléfono, por si necesitan contactar con nosotros. Para cambiar la firma en Outlook iremos a Configuración> Ver toda la Configuración de Outlook> redactar y responder> Firma. De esta forma, cada vez que escribamos un mensaje, se añadirá nuestra firma automáticamente.
  • Crear respuestas automatizadas: está opción es muy útil para informar de que estamos fuera durante un periodo como por ejemplo en vacaciones. De esta forma, al recibir un mensaje, se enviará una respuesta automática para que la persona sepa que no estamos disponibles esos días. Para activarlo, seleccionamos en el menú superior Configuración> Correo> Respuestas automáticas> enviar respuestas automáticas.
  • Convertir un email a PDF: si necesitamos guardar el contenido de un correo en PDF, podemos hacerlo pulsando CRTl+P y seleccionar en Microsoft Print to PDF como impresora. Pulsamos imprimir y elegimos la carpeta en la que guardarlo, ponemos un nombre al archivo y los guardamos. 

CONTACTOS:  en Outlook podemos también ver, crear y editar contactos y listas de contactos. Crear nuevos contactos desde cero o agregar a alguien como contacto desde un mensaje de correo electrónico. Además, podemos crear una lista de contactos para enviar correos electrónicos a un grupo de personas.

CALENDARIO: permite tener organizadas las citas y reuniones en un único lugar y accesibles desde todos sus dispositivos. Simplemente hay que crear el evento, indicar la fecha y la hora y ya estaría en nuestro calendario.

Por último, como ocurre con casi todas las herramientas de 365, Outlook se pueda conectar con otras aplicaciones como To-Do o Planner para gestionar las tareas de nuestro día a día o de las de un grupo del que formemos parte. Esperamos que os haya interesado y que empecéis a probar en vuestro Outlook estas funcionalidades.

Foto de ål nik en Unsplash

Gestiona tu biblioteca digital

En los meses de confinamiento, la mayor parte de nosotros hemos utilizado los dispositivos digitales para informarnos, entretenernos o para acercarnos a nuestras familias y amigos. En nuestras casas, entre los dispositivos más comunes que tenemos, se encuentran los lectores de libros electrónicos, con los que en estos días hemos retomado la lectura de los e-books que teníamos pendientes o habíamos abandonado por falta de tiempo.
Cuando nos adentramos en el universo de los libros electrónicos, nos damos cuenta de que uno de los problemas más frecuentes es el desorden de nuestra biblioteca digital. Poder encontrar lo que buscamos sin dar mil vueltas y sin perder tiempo es un lujo al que podemos acceder gracias a distintas aplicaciones.

Probablemente, la más famosa y fácil de usar sea Calibre. Esta herramienta se puede descargar de manera gratuita desde su página web y funciona con Windows, Macintosh y Linux. Se trata de una de las aplicaciones más populares que facilita la gestión y organización de nuestra biblioteca digital. Además, nos permite convertir nuestros e-books a cualquier formato tanto de entrada como de salida. Calibre ofrece diversas funciones como encontrar e-books gratuitos simplemente pulsando sobre Obtener libros. Esta opción también nos permite encontrar libros de pago, aunque las fuentes de pago se pueden marcar o desmarcar, por lo que se pueden dejar sólo las gratuitas como: Proyecto Gutemberg, Openbooks, Google books, etc. Calibre facilita el poder cortar o fusionar libros electrónicos, en el caso de tener sagas de libros que estén todos juntos en un único e-book y querer separalos o, al contrario, que haya varios libros sueltos que te interese unir en un solo e-book.

Desde Calibre puedes descargarte el periódico y leer las noticias en tu lector de libros electrónicos. La función se llama Obtener noticias e incluye un repositorio de periódicos y noticias clasificados por idiomas y país. Esta aplicación tiene la opción de lectura donde puedes cambiar el tipo de letra, el diseño de la página, los colores del texto y el fondo. Posee un diccionario que facilita sobre todo la comprensión de textos en otros idiomas. En definitiva, tiene multitud de posibilidades que nos facilitan la lectura y gestión de los libros electrónicos.

Otra aplicación imprescindible dirigida a la organización de los libros electrónicos es Adobe Digital Editions. Este programa presenta una sencilla interfaz para visualizar los e-books y permite las opciones de biblioteca y lectura. En la vista de biblioteca se pueden ver todos los libros que tienes y organizarlos como te sea más fácil por: título, autor y editor. Si elegimos la lectura tenemos la posibilidad de visualizar una sóla página o dos, según nuestra comodidad y ajustar el tamaño de la letra, así como crear marcadores, buscar palabras o frases, además de imprimir. Adobe es compatible con los formatos PDF y EPUB. Permite el préstamo de libros electrónicos, lo que le hace esencial para el préstamo a través de las bibliotecas públicas, y además es una herramienta con la que podemos descargar e-books gratuitos. También nos deja descargar y transferir libros entre dispositivos, de manera que los libros que se compre o descargue aparecerán automáticamente en todos los dispositivos donde hayas instalado este programa.

Otra herramienta que te recomendamos es Booknizer. Esta aplicación nos permite
recordar el argumento de un libro en particular, además de valorar si el libro en cuestión nos ha gustado. También nos facilita llevar un registro de los libros que prestamos a nuestros amigos. Booknizer es un potente organizador de bibliotecas para libros en cualquier formato: papel y electrónico (EPUB, MOBI, PRC, PDF, FB2) y de audio (MP3, M4b, WMA). Gracias a esta aplicación podemos conocer la ubicación exacta de cualquier libro y organizar nuestra biblioteca según las opciones que deseemos. De esta manera, se pueden seleccionar todos los libros de un género determinado y ordenarlos según su clasificación o, por ejemplo mostrar todos los libros en el idioma que elijamos. Utilizando esta herramienta podemos visualizar la portada, el resumen, el género o año de publicación de cada libro, además de la calificación que nos merece según los comentarios que le hayamos puesto. Booknizer también nos permite descubrir todos los libros que ha escrito un determinado autor y su biografía.